(一)图书馆集成管理系统（汇文）的维护主要由咨询部负责。每位工作人员必须各自保管好进入“汇文文献信息服务系统”的工号、口令。须使用自己的工号、口令进入业务系统，不得擅自进入他人账户，以免错误操作造成工作秩序紊乱或系统瘫痪。新进工作人员由系统管理人员为其注册工号、口令和开通使用权限。禁止馆外人员操作计算机，非职责内人员未经许可不得上机操作。

（二）进入系统的具体办法：工作人员打开工作站并确定与网络联接后，进入管理系统，输入代号和口令后，即可使用。

（三）系统的使用方法：工作人员打开系统后，用鼠标双击自己所使用的功能模块，打开一个下拉式菜单，选中所要进行的操作，用鼠标单击即可。

（四）由于各部门分工不同，所以各部门工作人员只具有使用与本部门工作有关的功能模块的权限。

（五）汇文系统内数据做到工作日期间每天备份，保证数据安全。